|
|
Annwyl Syr/Fadam
Ymchwiliad i'r cynnydd o ran cydweithio ar lefel llywodraeth leol
Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy yn croesawu’r cyfle i ymateb i’r ymchwiliad hwn a manylir ein hymateb isod.
1. Trosolwg
1.1 Cymeradwyodd Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy Ddatganiad ar Gydweithio yn 2010 sy’n cadarnhau ymrwymiad yr awdurdod i weithio mewn partneriaeth. Mae’r Datganiad yn cydnabod bod yn rhaid i agwedd Conwy at gydweithio osod gwasanaeth i’r dinesydd yn ganolog yn ei feddwl, ac yn amlinellu’r egwyddorion canlynol i symud rhaglen gydweithio Conwy yn ei blaen:
· Ystyried y canlyniad i’r dinesydd ynghyd â phrif amcan y cynnig;
· Rhoi’r flaenoriaeth uchaf i ansawdd a chost y gwasanaethau i’n trigolion;
· Ymdrin â phob syniad am gydweithio gyda meddwl agored;
· Trafod gyda’n staff, aelodau a rhanddeiliaid priodol wrth i’r prosiect fynd rhagddo;
· Sicrhau y bydd prosiectau cydweithio yn y dyfodol yn cyd-fynd â’r weledigaeth ranbarthol a’u bod yn gallu ateb gofynion sicrhau budd cyn bwrw ymlaen gyda nhw;
· Sicrhau fod digon o allu cynhyrchu i gwblhau prosiect cydweithio;
· Rheoli risg wrth iddynt gael eu canfod.
· Darparu dull gadael addas.
1.2 Mae’r Datganiad ar Gydweithio yn nodi bod gan bob cynllun cydweithio y mae Conwy’n ymwneud â nhw neu’n arwain arnynt;
· Strategaeth ymadael.
· Yn cyfrannu ar y Cynllun Corfforaethol / canlyniadau Un Conwy gan arwain at well perfformiad a chanlyniadau ar gyfer y dinesydd.
· Yn glir yn yr hyn maent yn bwriadu ei ddarparu.
· Yn wydn ac yn gynaliadwy.
· Yn rheoli adnoddau’n effeithiol.
· Yn ychwanegu gwerth ac o fudd i Gonwy a’i dinasyddion
· Strwythurau llywodraethu addas ac yn cael eu craffu’n briodol.
· System / fframwaith reoli perfformiad clir ac yn rheoli perfformiad yn dda.
· Cytundeb Cydweithio / Contract / Cytundeb Lefel Gwasanaeth yn ei le y mae pob partner wedi cytuno iddo.
1.3 Mae Rhaglen Cymru ar gyfer Gwella yn gorchymyn bob Awdurdod Lleol i adrodd ar fendithion cynlluniau cydweithio yn eu Hadroddiad Blynyddol. Gweler www.conwy.gov.uk/atebolrwydd am gopïau o’n hadroddiadau blynyddol a chynnydd ar gydweithio.
2. Y graddau y cafodd agenda cydweithio Llywodraeth Cymru ei datblygu mewn awdurdodau lleol
2.1Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy wedi cyfrannu at bob cynllun cydweithio a fanylir yng Nghompact Llywodraeth Cymru, ac wedi adolygu eu cynnydd drwy adroddiadau i’r Uwch Dîm Rheoli / neu’r Byrddau Gwelliant Corfforaethol. Mae’r prosiectau’n cynnwys:
· Caffael TGCh
· Adolygiad TAITH
· Gwasanaethau Cyfreithiol
· Tai
· Cefnogi Pobl
· Purchase2Pay
· Gwasanaethau Llyfrgell
· Cynllunio Rhag Argyfwng
· Gwella Ysgolion Rhanbarthol
· Gofal Cymdeithasol Rhanbarthol
2.2 Fel rhan o waith parhaus i gefnogi’r Datganiad ar Gydweithio, casglwyd gwybodaeth ar y cynlluniau cydweithio allweddol mae Conwy’n arwain arnynt ac yn rhan ohonynt. Mae’r cynlluniau cydweithio allweddol hyn yn cynnwys:
· Prosiectau Cydweithio Rhanbarthol
· Prosiectau Cydweithio Is-Ranbarthol
· Prosiectau a ariannir drwy grant a reolir ar y cyd
· Cydweithio gweithredol sy’n rhan o ddarpariaeth gwasanaeth
2.3 Mae gwaith pellach i gefnogi’r Datganiad ar Gydweithio Conwy yn cynnwys gwaith i grynhoi gwybodaeth am gydweithio mewn ‘Cronfa Ddata Cydweithio’. Mae’r gronfa ddata hon yn dal gwybodaeth ar gynlluniau cydweithio allweddol Conwy yn ogystal â’r rhai sydd wedi derbyn llai o gyhoeddusrwydd. Mae’r gronfa ddata yn cynnwys manylion oddeutu 130 o brosiectau cydweithio y mae Conwy’n rhan ohonynt. O safbwynt y math o gydweithio, mae pob un o’r rheini sydd wedi’u cynnwys naill ai wedi’u hintegreiddio, eu cyd-drefnu neu’n gydweithio.
2.4 Mae Conwy hefyd wedi cwblhau blwyddyn olaf cytundeb canlyniadau 3 blynedd gyda Llywodraeth Cymru a oedd angen tystiolaeth o waith ar y cyd. Rydym wedi ein hysbysu’n ffurfiol fod y cytundeb canlyniadau wedi’i gwblhau’n llwyddiannus.
3. Y rhwystrau strwythurol, gwleidyddol ac ymarferol i gydweithio llwyddiannus
3.1 Mae’r prif rwystrau’n cynnwys:
· Sicrhau nad yw’r trefniadau’n lleihau rheolaeth ddemocrataidd, heb fod yn rhy fiwrocrataidd.
· Sicrhau bod gwasanaethau sy’n rhan o’r cydweithio yn rai o safon digonol.
· Sicrhau bod bendithion i holl aelodau’r cynllun cydweithio.
· Cyflwyno rheolaeth dros y newid a chyfathrebu ardderchog gyda’r holl staff a’r cwsmeriaid sy’n rhan o’r cydweithio.
· Ar drefniant rhanbarthol, cytuno ar leoliad priodol ar gyfer swyddfeydd.
· Yr her o integreiddio TG presennol a goresgyn protocolau diogelwch.
· Gallu staff cefnogi e.e. Adnoddau Dynol i gefnogi cymhlethdod y newid.
· Gallu staff mewn sefydliadau nad ydynt yn gyd-derfynol i gael eu cynrychioli ar nifer o gyfarfodydd cydweithio.
4. Y modelau llywodraethu ac atebolrwydd a fabwysiedir pan fydd cydweithio'n digwydd
4.1 Mae gan sefydliadau yng Nghonwy hanes hir o ddatblygu cynlluniau cydweithio y tu mewn a’r tu allan i’r Sir. Gall cydweithio ddod o budd sylweddol a gallant ymateb i broblemau cymhleth sy’n wynebu cymunedau, na all unrhyw sefydliad unigol fynd i’r afael â nhw’n effeithiol wrth weithio’n unigol. Gallant gynnig hyblygrwydd, arloesi ac adnoddau ariannol a dynol atodol i helpu datrys problemau a darparu canlyniadau a rennir.
4.2 Serch hynny, nid yw cydweithio yn rhwydd a gall gynnwys risgiau sylweddol. Gall gweithio ar draws terfynau sefydliadol a daearyddol achosi cymhlethdod ac amwysedd a all greu dryswch a gwanhau atebolrwydd.
4.3 Yr allwedd i gydweithio llwyddiannus yw sefydlu llywodraethu da, a ddiffinnir fel y “broses o wneud penderfyniadau a’r broses o weithredu penderfyniadau”. Gall cyflwyno trefniadau Cydweithio clir a chyson ostwng cymhlethdod cydweithio.
4.4 Mae Conwy wedi sefydlu’r Pecyn Llywodraethu Cydweithio, sy’n cynnwys canllawiau, arfau a thempledi y gellir eu defnyddio ar bob cam o oes y cynllun cydweithio, o ystyried cyflwyno gwaith ar y cyd newydd, adolygu trefniadau cydweithio presennol, i gydweithio presennol.
4.5 Cynhyrchwyd y pecyn hwn i helpu sefydliadau sy’n cydweithio yng Nghonwy i sicrhau bod gan bob cynllun cydweithio maent yn rhan ohonynt drefniadau llywodraethu da. Mae’n cynnig sail ar gyfer archwilio’r materion allweddol sydd angen eu hystyried, i sicrhau ein bod yn mynd i’r afael, asesu, goresgyn neu osgoi unrhyw broblemau posibl mewn perthynas â gwaith ar y cyd.
4.6 Mae crynhoi’r wybodaeth ar gydweithio yng Nghonwy wedi arwain at ddatblygu ‘Matrics Cydweithio’ sy’n caniatáu arweinwyr cydweithio i ddiffinio eu cynlluniau cydweithio gan amrywio o waith ar y cyd ffurfiol iawn gyda chytundebau sy’n rhwymol yn gyfreithiol i gyfarfodydd anffurfiol gyda phartneriaid allanol eraill.
Mathau o Gydweithio
4.7 Mae’r holl waith uchod wedi arwain at greu ‘Canllawiau Gweithredu Cydweithio’. Mae’r canllawiau hyn yn amlinellu’r camau y dylai swyddog yng Nghonwy eu dilyn wrth arwain ar y gwaith o sefydlu cynllun cydweithio gyda sefydliadau eraill yn y sector cyhoeddus ac yn ystyried yr arfer gorau a amlygir yn y dogfennau gwaith ar y cyd mae Conwy eisoes wedi’u cynhyrchu.
4.8 Dangosodd yr adolygiad ar gydweithio yng Nghonwy fod strwythurau llywodraethu cadarn ar waith ar gyfer oddeutu 90% o’n cynlluniau cydweithio a lle roedd problemau gyda llywodraethu, sefydlwyd cynlluniau gweithredu i gywiro hyn. Mae’r cynlluniau cydweithio hyn felly wedi creu baich rheoli pellach oherwydd yr angen i gynnwys Uwch Swyddogion a bod galwadau amser yn cyfyngu ar allu’r Swyddogion hyn i gyflawni hyn. Wrth i gynlluniau cydweithio newydd gael eu datblygu, bydd angen ystyried trefniadau llywodraethu’n ofalus er mwyn sicrhau y gall Uwch swyddogion o’r sefydliadau gymryd rhan.
4.9 Mae Swyddfa Archwilio Cymru hefyd yn gwneud gwaith dilynol ar y gwaith a wnaed o safbwynt gwaith ar y cyd ac mae ganddynt ddiddordeb penodol o ran gwirio a yw trefniadau cydweithio’r awdurdod yn gweithredu’n effeithiol i ddarparu gwell perfformiad a chanlyniadau.
5. Costau a manteision cyffredinol cydweithio i ddarparu gwasanaethau llywodraeth leol
5.1 Mae cronfa ddata cydweithio Conwy’n cynnwys amcanion pob cynllun cydweithio a’i fendithion disgwyliedig / rhai a wireddwyd yn enwedig yn nhermau canlyniadau i ddefnyddwyr.
5.2 Mae Conwy wedi cynnal adolygiad gwireddu bendithion cydweithio o bob un o’i 130+ o gynlluniau cydweithio i sicrhau eu bod wedi’u halinio â’r holl egwyddorion a amlinellir yn y Datganiad ar Gydweithio. Helpodd yr adolygiad hwn hefyd i sicrhau fod pob cynllun cydweithio yn cyflawni ei amcanion gwreiddiol ac yn gwneud gwahaniaeth o safbwynt darpariaeth gwasanaeth i ddefnyddwyr. Roedd yr adolygiad hefyd yn ystyried unrhyw ‘ anfanteision’ yn gysylltiedig a phob cynllun cydweithio a’r achosion lle credwyd fod yr anfanteision yn fwy na’r bendithion. Cafodd y cynlluniau cydweithio hyn eu craffu ymhellach a’u diddymu fel bo’r angen.
5.3 Mae rhai cynlluniau cydweithio wedi arwain at well perfformiad o safbwynt Dangosyddion Perfformiad a darpariaeth gwasanaeth ac mae’r adolygiad wedi amlygu hyn. Y prif reswm dros hyn yw fod y cynlluniau cydweithio hyn yn seiliedig ar achosion busnes cadarn a gymeradwywyd o’r dechrau un.
5.4 Mae’r adolygiad o gydweithio yng Nghonwy wedi dangos fod 75% o’r cynlluniau cydweithio wedi cyflawni’r bendithion a ddisgwyliwyd o safbwynt arbedion adnoddau a gwell perfformiad. Y rheswm am hyn yw eu bod yn seiliedig ar achosion busnes cadarn a oedd yn dangos sut y byddai a sut y gallai’r bendithion gael eu gwireddu. Un esiampl o hyn yw Galw Gofal, sy’n wasanaeth monitro galwadau a gaiff ei rhedeg ar y cyd ag ALl eraill Gogledd Cymru. Gwaned arbedion ariannol o oddeutu £300k ers sefydlu’r gwasanaeth ar y cyd yn 2011 ac mae adborth gan ddefnyddwyr Gwasanaeth wedi dangos gwell bodlonrwydd cwsmeriaid o’i gymharu â’r gwasanaeth a gynhaliwyd yn unigol gan Gonwy.
5.5 Er mwyn rheoli effeithlonrwydd ac effaith y gwaith partneriaeth a thraws-sector, mae Conwy’n sicrhau bod adolygiad o bob gwaith ar y cyd yn digwydd unwaith y flwyddyn h.y. sicrhau bod y gwaith ar y cyd yn dal wedi’i alinio â’r egwyddorion a sicrhau eu bod yn cyflenwi’r bendithion a ragwelwyd yn wreiddiol a bod y gronfa ddata gydweithio yn cael ei diweddaru. Mae adroddiadau wedi’u cyflwyno i’r Pwyllgorau Craffu ynglŷn â’r adolygiad o gydweithio a thargedwyd craffu pellach at y cynlluniau cydweithio hynny lle mae canfyddiad fod problemau.
5.6 Mae’r broses hon wedi rhoi’r hyder i ni roi’r gorau i gydweithio lle’i bod yn amlwg nad yw’r bendithion yn cael eu gwireddu / nad ydynt yn hyfyw bellach. Rydym felly wedi diddymu’r Bartneriaeth Iechyd Meddwl gyda Bwrdd Iechyd Prifysgol Betsi Cadwaladr a Chyngor Sir Ddinbych, Partneriaeth Gaffael Gogledd Cymru, Cydweithrediad Priffyrdd Conwy a Sir Ddinbych ac wedi rhoi’r gorau i waith paratoadol o fewn y Gwasanaethau Rheoleiddio.
Gobeithio y bydd ein sylwadau yn werthfawr i chi yn eich ystyriaethau.
Yn ddiffuant
Tim Pritchard
Rheolwr Moderneiddio Corfforaethol Dros Dro